Sinds 2012 werkt VvE’s Met Energie aan een programma waarin VvE-leden worden gestimuleerd en uitgedaagd om hun gebouw te verduurzamen. In de afgelopen jaren hebben we expertise opgebouwd over het planvormingsproces en wat dit van VvE’s en adviseurs vraagt. Daarbij hebben we nieuwe inzichten opgedaan over de manier van rekenen aan energiebesparing en financiering, de manier waarop wordt samengewerkt en welke professionele expertises nodig zijn. Deze website is bedoeld om deze kennis met u te delen.
Hieronder vindt u de route voor VvE's die willen verduurzamen*.
3 fases waarin technische en inhoudelijke planvorming in samenhang met het creëren van voldoende draagvlak voor de besluitvorming.
*gebaseerd op onderzoek van VvE's Met Energie 2012-2014
Een nieuw doel
Verduurzaming = woningverbetering. Een VvE spaart voor onderhoud (instandhouding) van het gebouw en meestal niet voor woningverbetering of verduurzaming. Een of meerdere VvE-leden willen toch iets nieuws bereiken zoals: zonnepanelen, isolatiemaatregelen, energiekosten verminderen, een toekomstbestendig gebouw; voorsorteren op een gasloze wijk. Hoe kunnen zij de kansen voor de VvE realiseren?
Slagboom: de ALV
Deze initiatiefnemers in de VvE moeten uiteindelijk een verantwoord voorstel kunnen voorleggen op de Ledenvergadering. Gebaseerd op een plan dat technisch optimaal is, juridisch kloppend en financieel haalbaar. Een integraal plan met een integrale begroting voor de komende 30 jaar. En bovenal een voorstel waarin alle leden zich kunnen vinden en met grote meerderheid mee akkoord willen gaan op de Ledenvergadering.
Fase 1 - Inhoud
1. Oriëntatie
De initiatiefnemers oriënteren zich op de mogelijkheden voor verduurzaming. Wat is technisch mogelijk voor hun gebouw en de installaties?; Wat is er te koop?; Zijn er voorbeelden?; Hoeveel budget kan de VvE vrijmaken?; Kunnen leningen en subsidies uitkomst bieden en wat bepaalt de splitsingsakte? Klik op ‘aan de slag’ voor een eerste checklist.
1. Oriëntatie
De initiatiefnemers oriënteren zich op de mogelijkheden voor verduurzaming. Wat is technisch mogelijk voor hun gebouw en de installaties?; Wat is er te koop?; Zijn er voorbeelden?; Hoeveel budget kan de VvE vrijmaken?; Kunnen leningen en subsidies uitkomst bieden en wat bepaalt de splitsingsakte? Klik op ‘aan de slag’ voor een eerste checklist.
Lees verder...
In deze fase is vooral behoefte aan onafhankelijke informatie en voorbeelden van andere VvE's. Kan en wil de beheerder een rol vervullen? De meeste gemeenten hebben een energieloket of zelf een speciaal loket voor VvE’s. Zoals VVE010 (Rotterdam) en de VVE Balie (Den Haag). Zij organiseren informatieavonden, netwerkbijeenkomsten en cursussen speciaal voor VvE-leden en VvE-beheerders die aan de slag willen met verduurzaming van hun gebouw.
Fase 1 - Proces
Ideeën delen
Door in een heel vroeg stadium al kenbaar te maken waar hun interesses liggen kunnen de initiatiefnemers op bijval rekenen. Er is nog niets bepaald; eerste ideeën zijn vrijblijvend. De drempel voor andere enthousiaste leden om zich aan te sluiten is laag. Dan ontstaat er bijvoorbeeld een commissie duurzaam ter ondersteuning van het bestuur.
Ideeën delen
Door in een heel vroeg stadium al kenbaar te maken waar hun interesses liggen kunnen de initiatiefnemers op bijval rekenen. Er is nog niets bepaald; eerste ideeën zijn vrijblijvend. De drempel voor andere enthousiaste leden om zich aan te sluiten is laag. Dan ontstaat er bijvoorbeeld een commissie duurzaam ter ondersteuning van het bestuur.
Lees verder...
De initiatiefnemer vertelt (bijv. op een ledenvergadering) over zijn idee: ‘Is het oké dat ik voor de VvE op onderzoek uitga naar de mogelijkheden van zonnepanelen op ons dak? Wie wil er meedenken? We houden jullie op de hoogte. Met vragen kun je bij ons terecht.'
Inventarisatie wensen
Willen de initiatiefnemers onderzoeken hoe het gebouw gasloos of zelfs energieneutraal kan worden richting 2050 en vaststellen wat nu de eerste haalbare en betaalbare investering daarvoor kan zijn, dan is een startbijeenkomst met alle bewoners noodzakelijk. Een derde aanwezigheid van de bewoners is al voldoende om samen de noodzaak en de kansen in kaart te brengen. Bewoners bepalen samen de kaders en voorwaarden van de uit te werken plannen. De niet aanwezige leden haken aan als de plannen concreter worden.
Lees verder...
Voor verduurzaming van het gebouw is een investeringsbeslissing nodig op basis van een breed gedragen plan waarin de verschillende wensen en belangen van de leden zijn verenigd. Tijdens de startbijeenkomst worden klachten (vaak discomfort) en wensen van de aanwezige leden geïnventariseerd. Deze worden de basis van het eisenpakket voor de te nemen investering. Die leidt tot fijnere, comfortabelere woningen met minder tocht en vocht en een gezonder binnenklimaat. Wensen als het levensloopbestendig maken van het gebouw of vergroting van de balkons worden ook opgenomen.
Fase 2 - Inhoud
2. Plan op maat maken
Het definiëren van het doel en uitvoering van een nulmeting. Kijken naar:
1. het gebouw met een energiebril: breng het warmteverlies en het energieverbruik in kaart.
2. het huishoudboekje van de VvE met een economische bril: is het Meerjaren Onderhoudsplan (mjop) realistisch, wordt er voldoende gespaard?
3. de organisatie van de VvE met een bewonersbril: is de communicatie op orde?
Uitkomst: een minimaal en maximaal scenario met een financiële prognose vertaald naar effecten op de servicekosten per lid.
2. Plan op maat maken
Het definiëren van het doel en uitvoering van een nulmeting. Kijken naar:
1. het gebouw met een energiebril: breng het warmteverlies en het energieverbruik in kaart.
2. het huishoudboekje van de VvE met een economische bril: is het Meerjaren Onderhoudsplan (mjop) realistisch, wordt er voldoende gespaard?
3. de organisatie van de VvE met een bewonersbril: is de communicatie op orde?
Uitkomst: een minimaal en maximaal scenario met een financiële prognose vertaald naar effecten op de servicekosten per lid.
Lees verder...
Onafhankelijk advies en expertise zijn vaak noodzakelijk om een onderbouwde inschatting van de mogelijkheden te kunnen maken. Expertise op het vlak van bouw- en installatietechniek, energiebesparing en bouwfysica, vaak ook constructief (kan het dak de zonnepanelen dragen? Is de waterafvoercapaciteit op orde?) en architectonisch, als er ideeën zijn met betrekking tot verbetering van de woonkwaliteit.
Fase 2 - Proces
Leden regelmatig informeren
Met de vorderingen van onderzoeken en het uitwerken van de plannen kan het verschil in kennis tussen de initiatiefnemers en de overige leden te ver uit elkaar gaan lopen. Dat kan leiden tot onbegrip. De niet actieve leden blijven aangehaakt als ze regelmatig geïnformeerd worden over de vorderingen en obstakels (koffie drinken; gesprekken op de gang; nieuwsbrieven; spreekuren; het instellen klankbordgroep; informatiebijeenkomst etc.
Leden regelmatig informeren
Met de vorderingen van onderzoeken en het uitwerken van de plannen kan het verschil in kennis tussen de initiatiefnemers en de overige leden te ver uit elkaar gaan lopen. Dat kan leiden tot onbegrip. De niet actieve leden blijven aangehaakt als ze regelmatig geïnformeerd worden over de vorderingen en obstakels (koffie drinken; gesprekken op de gang; nieuwsbrieven; spreekuren; het instellen klankbordgroep; informatiebijeenkomst etc.
Fase 3 - Inhoud
3. Uitvraag en aanbieding
Als het de optimale scenario's gedefinieerd zijn- technisch kloppend en financieel doorgerekend - dan kan er een uitvraag geformuleerd worden op basis waarvan aanbieders (marktpartijen) hun offertes kunnen uitbrengen. De offertes moeten vergelijkbaar zijn om een transparante selectieprocedure voor VvE leden en de marktpartijen mogelijk te maken.
3. Uitvraag en aanbieding
Als het de optimale scenario's gedefinieerd zijn- technisch kloppend en financieel doorgerekend - dan kan er een uitvraag geformuleerd worden op basis waarvan aanbieders (marktpartijen) hun offertes kunnen uitbrengen. De offertes moeten vergelijkbaar zijn om een transparante selectieprocedure voor VvE leden en de marktpartijen mogelijk te maken.
Lees verder...
De offertes moeten vergelijkbaar zijn in kwaliteit en prijs. Maar ook op Energieprestatie, Garanties, Onderhoud. (Total Cost of Ownership) en het trackrecord van de aanbieder bijvoorbeeld.
Fase 3 - Proces
Plan wordt hamerstuk
Een afvaardiging van leden of alle leden selecteren die meest geschikte aanbieding. Deze wordt voorgelegd aan de ledenvergadering ter goedkeuring. Voorafgaand aan de vergadering is een informatieavond waarin alle laatste vragen van de leden beantwoord kunnen worden zinvol. Dan is het besluit op de ledenvergadering een hamerstuk. Vaak is een gekwalificeerde meerderheid noodzakelijk.
Plan wordt hamerstuk
Een afvaardiging van leden of alle leden selecteren die meest geschikte aanbieding. Deze wordt voorgelegd aan de ledenvergadering ter goedkeuring. Voorafgaand aan de vergadering is een informatieavond waarin alle laatste vragen van de leden beantwoord kunnen worden zinvol. Dan is het besluit op de ledenvergadering een hamerstuk. Vaak is een gekwalificeerde meerderheid noodzakelijk.
Lees verder...
Voor integrale pakketten van maatregelen waarvoor leningen en subsidies nodig zijn, zijn meerdere ALV’s nodig.
Uitvoering en monitoring
Ook tijdens de uitvoering is goede informatie en afstemming met bewoners essentieel. Voor garanties en onderhoud is een mjop van 30 jaar zinvol. Als de bespaarde energiekosten onderliggend zijn aan de aflossing van de investering dan moeten de prestaties gemonitord worden. Een goede relatie tussen aanbieder en VvE blijft dan langere tijd noodzakelijk, ook na de uitvoering.
Lees verder...
Kwaliteitsborging zou onderdeel moeten zijn van de aannemingsovereenkomst. De beheerder kan nieuwe taken krijgen als het toezien op uitvoering van onderhoudscontracten, monitoring en verrekening van de VvE-lening met de leden.
